Jul 26

APA PERBEDAAN ANTARA FAKTUR VS KUITANSI?

Mendokumentasikan setiap transaksi sangat penting bagi pemilik usaha kecil dan pengusaha. Tanpa catatan pembelian, pengembalian, atau pertukaran, tidak mungkin untuk menjaga keuangan Anda, mengurus pajak bisnis Anda, atau memantau kinerja perusahaan Anda. Sama pentingnya bagi pelanggan Anda untuk memiliki dokumentasi transaksi, untuk catatan keuangan mereka sendiri, dan jika mereka memiliki masalah dengan pesanan mereka.

Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu menentukan metode pencatatan terbaik untuk organisasi Anda. Sebagian besar perusahaan menggunakan kombinasi kuitansi dan faktur untuk mencatat transaksi untuk diri mereka sendiri dan pelanggan mereka, dan kemungkinan Anda harus melakukan hal yang sama. Meskipun kedua dokumen ini memiliki fungsi yang serupa, keduanya sangat berbeda satu sama lain. Agar bisnis Anda berjalan lancar, penting untuk mengetahui perbedaan kedua dokumen ini, informasi apa yang harus disertakan di masing-masing dokumen, dan kapan lebih baik untuk mengeluarkan kuitansi atau faktur kepada pelanggan Anda.

Apa itu faktur?
Faktur adalah dokumen, yang dikirim oleh penjual ke pelanggan, yang meminta pembayaran untuk produk atau layanan. Mirip dengan tagihan, ini mencantumkan barang atau jasa apa yang disediakan, berapa biayanya, dan bentuk pembayaran apa yang diterima penjual. Faktur biasanya dikeluarkan kepada pelanggan setelah mereka menerima barang atau jasa mereka, tetapi sebelum pembayaran telah diterima. Untuk alasan ini, mereka sangat umum di antara perusahaan yang menjual dalam jumlah besar, seperti produsen atau grosir, dan di antara pekerja lepas yang menyediakan layanan daripada barang, seperti penulis atau desainer grafis. Namun, bisnis apa pun, apa pun yang mereka jual, dapat menggunakan faktur saat mereka perlu menagih pelanggan setelah penjualan.
Secara tradisional, faktur dicetak dan dikirim ke pelanggan melalui surat atau faks, tetapi juga dapat dikirim secara elektronik. Faktur elektronik (juga disebut e-faktur) hampir pasti merupakan pilihan terbaik untuk bisnis e-niaga karena hampir semua bisnis Anda sudah dilakukan secara online. Platform manajemen faktur online yang efektif dapat menyederhanakan dan mempercepat seluruh proses pembuatan faktur baik untuk e-niaga maupun bisnis tradisional. Baik tertulis atau elektronik, Anda harus memperhatikan baik-baik faktur Anda, karena faktur tersebut membantu memastikan bahwa Anda dibayar dengan segera dan benar untuk layanan Anda.

Bagaimana cara menulis faktur?
Menulis faktur sebenarnya agak sederhana, tetapi ada beberapa elemen penting yang harus Anda sertakan dengan setiap faktur yang Anda buat. Elemen-elemen ini adalah salah satu perbedaan terbesar antara faktur dan kuitansi; faktur biasanya berisi lebih banyak informasi tentang transaksi dan persyaratannya daripada kuitansi. Item ini meliputi:
• Nama bisnis, logo, dan informasi kontak Anda;
• Nama pelanggan dan informasi kontak;
• Nomor faktur unik;
• Tanggal faktur dibuat;
• Tanggal jatuh tempo pembayaran dan syarat pembayaran lainnya;
• Semua bentuk pembayaran yang dapat diterima;
• Penjelasan rinci tentang semua barang dan jasa yang dibeli, termasuk harga dan kuantitas;
• Jumlah total terutang, termasuk pajak dan biaya apa pun.
Karena faktur meminta pembayaran serta mencatat transaksi, semua informasi ini diperlukan untuk memberi tahu pelanggan dengan tepat apa yang ditagihkan kepada mereka dan apa harapan Anda untuk kompensasi.

Apa itu kuitansi?
Sementara faktur adalah permintaan pembayaran, kuitansi adalah bukti pembayaran. Ini adalah dokumen yang mengkonfirmasikan bahwa pelanggan menerima barang atau jasa yang mereka bayarkan untuk bisnis — atau, sebaliknya, bahwa bisnis tersebut diberi kompensasi yang sesuai untuk barang atau jasa yang mereka jual kepada pelanggan. Meskipun bisnis tidak diwajibkan secara hukum untuk memberikan kuitansi untuk semua transaksi, kuitansi hampir selalu diberikan kepada pelanggan setelah mereka melakukan pembelian, menjadikannya umum di antara bisnis tradisional dan e-commerce.

Kuitansi dapat diberikan secara fisik atau elektronik kepada pelanggan. Dalam bisnis offline, mereka biasanya dicetak atau ditulis di tempat, meskipun beberapa juga menawarkan kuitansi elektronik yang dikirim melalui email. Banyak bisnis e-commerce mengirim kuitansi email segera setelah pelanggan melakukan pembelian, meskipun beberapa mungkin memilih untuk mengirimkannya secara fisik saat mengirim produk untuk pengiriman. Hampir 70% orang Amerika lebih menyukai kuitansi kertas, sehingga bahkan bisnis yang beroperasi sepenuhnya secara online harus mempertimbangkan untuk mengirimkannya saat mengirimkan produk.

Tidak peduli bagaimana Anda memilih untuk memberikannya, kuitansi adalah dokumen bukti pembelian yang penting bagi pelanggan dan bisnis. Pelanggan memerlukan kuitansi jika mereka memiliki masalah dengan produk atau ingin mengembalikan atau menukarnya, dan Anda harus dapat memverifikasi bahwa klaim pelanggan benar. Melacak pesanan dan kuitansi pelanggan bisa jadi sulit, terutama jika pelanggan ingin mengembalikan atau menukar sesuatu; sistem manajemen pesanan yang berkualitas tinggi dapat mempermudah pelacakan pesanan, pengiriman kwitansi yang akurat, dan membantu pelanggan yang membutuhkan bantuan setelah transaksi.

Bagaimana cara menulis kuitansi?
Membuat kuitansi bahkan lebih sederhana daripada membuat faktur, karena kurang detail. Namun, mereka masih berisi informasi penting tentang suatu transaksi. Mereka tidak memerlukan nomor identifikasi unik atau informasi pelanggan, tetapi setiap kuitansi yang Anda keluarkan harus menyertakan:
• Nama bisnis, logo, dan informasi kontak Anda;
• Tanggal penjualan;
• Daftar terperinci dari produk dan layanan yang dijual;
• Harga setiap produk dan layanan yang dijual;
• Diskon atau kupon apa pun;
• Jumlah total yang dibayarkan, termasuk pajak atau biaya penjualan.
Beberapa kuitansi juga dapat mencakup metode pembayaran, persyaratan penjualan, atau kebijakan pengembalian organisasi Anda, karena informasi ini dapat berguna bagi pelanggan untuk dimiliki jika mereka ingin melakukan pengembalian atau penukaran. Kesalahan pesanan dan pengembalian memiliki dampak besar pada pelanggan Anda dan pengalaman mereka dengan bisnis Anda; memberikan sedetail mungkin dapat mempermudah Anda berdua untuk memperbaiki masalah apa pun yang mungkin muncul.

Bergantung pada apa yang Anda jual dan bagaimana bisnis Anda beroperasi, Anda dapat menggunakan faktur lebih sering daripada kuitansi atau sebaliknya. Kemungkinan besar, Anda akan menggunakan beberapa kombinasi dari kedua metode dokumentasi dalam menjalankan bisnis Anda. Memahami perbedaan antara faktur dan kwitansi akan memungkinkan Anda mengetahui kapan Anda harus menggunakan yang satu daripada yang lain, memastikan bahwa Anda dan pelanggan Anda memiliki dokumentasi transaksi yang Anda butuhkan. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, silakan hubungi kami dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

GD Star Rating
loading...

Tinggalkan Balasan

Your email address will not be published.

Selamat datang di Groedu klinik konsultasi
Send via WhatsApp
× Selamat datang di Groedu klinik Konsultasi